PROJEKT CAF TRUTNOV

UKONČENÍ PROJEKTU CAF TRUTNOV

Od počátku února 2013 do konce ledna 2015 byl realizován na Městském úřadě Trutnov projekt CAF. Jde o zkrácený název projektu "Zavedení projektového řízení MěÚ Trutnov a sebehodnocení podle modelu CAF", registrovaného pod značkou CZ.1.04/4.1.01 /89.00003.

V současné době dochází k ukončení realizační fáze projektu a k přechodu do fáze udržitelného rozvoje. Zavedením moderních metod řízení, kterým bezesporu model CAF je, dojde na základě schválených výstupů z projektu k odstranění případných nedostatků ve fungování na jednotlivých úrovních městského úřadu a k postupnému zlepšování jeho chodu.

 

Stručný průřez realizací projektu:

  • Schválení projektu v příslušných orgánech města.
  • Seznámení všech zaměstnanců úřadu s projektem a jeho cíli po schválení projektu.
  • Vytipování klíčových zaměstnanců úřadu a jejich rozdělení do dvou skupin: pracovní skupina projektových manažerů a pracovní skupina CAF. Tito zaměstnanci se po proškolení stali hlavními realizátory obou aktivit projektu.
  • Realizace výběrových řízení uskutečněných na počátku realizace projektu. V nich byli vybráni odborní dodavatelé, kteří během projektu pomohli s implementací jednotlivých řídících principů
    a zajistili také přenos know-how v moderních oblastech řízení za pomoci vzdělávacích kurzů, workshopů a komunikace s oběma skupinami vybraných zaměstnanců.

 

Pracovní skupina CAF:

  • Pracovní skupina CAF, pod vedením odborného lektora ve školeních, workshopech nebo i samostatně pod vedením odborné asistentky CAF, pokračovala v sebehodnocení úřadu podle metodiky CAF. Výstupem z této aktivity (zavedení modelu CAF) byla Sebehodnotící zpráva a Akční plán zlepšování úřadu. Oba tyto dokumenty byly následně schváleny vedením úřadu a postupně jsou implementovány do řízení a chodu úřadu.
  • V rámci akčního plánu zlepšování pracovní skupina CAF ve spolupráci s dodavatelskou firmou připravila a vyhodnotila on-line marketingové dotazníkové šetření pro zaměstnance úřadu, ve kterém zcela anonymně zaměstnanci vyjádřili svůj názor na fungování úřadu a v otevřených otázkách vznesli i své připomínky. Vyhodnocení dotazníkového šetření provedla dodavatelská firma. Pracovní skupina CAF zpracovala připomínky zaměstnanců a připravila zprávu pro vedení úřadu i s návrhem opatření. Zaměstnanci mají možnost seznámit se s výsledkem dotazníkového šetření na intranetu úřadu.
  • Pracovní skupina CAF také připravila marketingové dotazníkové šetření mezi občany - klienty úřadu. Občané prostřednictvím 10 otázek měli možnost ohodnotit přístup zaměstnanců úřadu a vznést eventuální připomínky. Jejich názory pak byly stěžejní pro náměty ke změnám v přístupu zaměstnanců úřadu ke klientům. Výsledek dotazníkového šetření je zveřejněn na internetových stránkách úřadu http://www.trutnov.cz/mestsky-urad/projekt-caf-trutnov-1 a v Radničních listech č. 1/2015.
  • Další realizovanou aktivitou z Akčního plánu zlepšování bylo probíhající 1. kolo hodnocení zaměstnanců úřadu. Hodnotící pohovory vedli vedoucí odborů popř. v některých místech vedoucí oddělení a probíhaly na základě přesně stanoveného rozvrhu. Cílem hodnocení zaměstnanců pak bylo ohodnotit výkon a pracovní potenciál zaměstnance, získat přehled o jeho pozitivních nebo negativních stránkách ve vztahu k zaměstnání, o jeho potřebách např. v oblasti vzdělávání a rozvoje apod. V rámci schváleného akčního plánu jsou naplánována další kola hodnocení zaměstnanců.

 

Pracovní skupina projektového řízení:

  • Skupina projektového řízení se pod vedením odborné asistentky projektového řízení pravidelně scházela za účelem shromažďování a získávání dat nezbytných pro vytváření Závazné metodiky projektového řízení. Finální verze této metodiky vč. příloh vznikla ke konci projektu a byla schválena Radou města Trutnova. Závazná metodika projektového řízení bude postupně implementována do praxe MěÚ Trutnov se všemi prvky, jako je určení rolí, nastavení procesů a dokumentace projektových aktivit.
  • Členové skupiny projektového řízení se v průběhu trvání projektu také připravovali na složení zkoušky projektového manažera základní úrovně. Ne všem se tato zkouška povedla složit. Všichni úspěšní členové skupiny projektového manažera dostali certifikát základní úrovně IPMA Level D a budou odborníci při veškerých aktivitách na MěÚ Trutnov při projektové činnosti.

SHRNUTÍ

Hlavním cílem projektu bylo zlepšit a zefektivnit činnost městského úřadu, zkvalitnit jeho fungování a v návaznosti zlepšit kvalitu veřejných služeb, které úřad poskytuje.

Projekt ukázal silné a slabé stránky činnosti městského úřadu, bylo zjištěno, jaké jsou možnosti pro zlepšení ve vztahu zaměstnanec vs. veřejnost. Projekt také ukázal, zda a jaké jsou možnosti zlepšení práce u všech zaměstnanců městského úřadu.

V rámci projektu CAF byla vypracována Výroční zpráva Městského úřadu Trutnov, která je veřejně dostupná na internetových stránkách úřadu.

Pro zaměstnance Městského úřadu Trutnov byl, je a vždy bude klíčovým hlediskem přínos pro občana jako klienta a příjemce poskytovaných služeb. Tak zní i přijatá vize úřadu „Kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem“.

Projekt „CAF Trutnov“ je spolufinancován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu lidské zdroje a zaměstnanost a obecního rozpočtu.

Nahoru

banner-trutnov.gif banner-formulare.gifzpravy.jpg

 

banner-app-f.jpg