Město Trutnov

 
Zásady poskytují informace o základních principech, podle kterých Organizace zpracovává osobní údaje obyvatel, klientů, dodavatelů, obchodních partnerů, zaměstnanců a dalších osob (dále jen subjekt), a přístupu Organizace ke zpracování a ochraně osobních údajů.

1.1. Organizace v roli správce zpracovává osobní údaje subjektů v rámci všech svých hlavních činností na úseku samosprávy i přeneseného výkonu státní správy. Dále zpracovává osobní údaje zaměstnanců pro oprávněné účely související s jejich pracovním poměrem k Organizaci.

1.2. Organizace ode dne 25.05.2018 zpracovává osobní údaje subjektů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

1.3. Subjekt osobních údajů poskytuje Organizaci své osobní údaje zákonným způsobem

v závislosti na účelu jejich zpracování:

a. pro splnění právní povinnosti Organizace,

b. pro splnění úkolu Organizace prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,

c. pro účely oprávněných zájmů Organizace nebo třetí osoby,

d. pro splnění smlouvy mezi subjektem a Organizací,

e. pro jiné účely se souhlasem subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.

1.4. Souhlas se zpracováním osobních údajů je subjektem osobních údajů udělován v případě, kdy nelze pro účel zpracování použít jiný právní titul.

Organizace přijímá souhlas subjektu údajů jako svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předcházejícího zpracování osobních údajů subjektu, vycházejícího z jím dříve uděleného souhlasu. Před udělením souhlasu o tom bude subjekt údajů informován.

Odvolat souhlas musí být stejně snadné jako jej poskytnout.

2.1. Osobní údaje subjektů osobních údajů musí být shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný. Zpracování osobních údajů se uskutečňuje zejména k pokrytí hlavních činností Organizace, tj. ke splnění právních povinností u přeneseného výkonu státní správy a ke splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci na úseku samosprávy.

2.2. Organizace dále zpracovává osobní údaje subjektů k zabezpečení svých smluvních

vztahů, vedení účetnictví a personální a mzdové agendy.

3.1. Organizace shromažďuje, zpracovává a uchovává následující kategorie osobních údajů subjektů:

3.1.1. adresní a identifikační osobní údaje – zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonní číslo, e-mail, doručovací adresu,

3.1.2. popisné osobní údaje – zejména údaje subjektu vztahující se k řešené agendě, smluvnímu vztahu,

3.1.3. osobní údaje poskytnuté Organizaci o jiné osobě (jiném subjektu) – zejména v případě, že se řešená agenda dotýká dalších fyzických osob (např. vedení správního řízení),

3.1.4. zvláštní kategorie osobních údajů, zejména citlivé údaje, dotýkající se zpravidla zdravotního stavu či sociální situace subjektu, a dále údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů, a to vždy v případech, kdy to Organizaci ukládají příslušné právní předpisy,

3.1.5. jiné údaje – např. fotografie, kamerové záznamy.

4.1. Organizace zpracovává osobní údaje subjektu manuálně či automatizovaným způsobem a zabezpečeně je uchovává v listinné či elektronické podobě po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem. V návaznosti na účel zpracování jsou některé osobní údaje subjektu vedeny v informačním systému Organizace (např. spisová služba, agendové informační systémy evidence obyvatel, evidence cestovních dokladů, evidence občanských průkazů).

5.1. Organizace může získané osobní údaje subjektu, včetně údajů citlivých, předat třetí

osobě jen na základě zákonného titulu, zejména pro splnění úkolu vyplývajícího

z právního předpisu. O jednotlivých případech předávání je subjekt informován

v rámci oznámení o zpracování osobních údajů pro příslušný účel zpracování.

5.2. Se souhlasem subjektu, resp. v případě, že účinně nevznese námitku po obdržení

oznámení, mohou být jeho osobní údaje předány i dalším subjektům.

6.1. Subjekt údajů na základě žádosti obdrží od Organizace, není-li v žádosti blíže uvedeno, veškeré informace o zpracování jeho údajů, a to stručným, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.

6.2. Žádost lze podat elektronickým podáním učiněným v souladu s právní úpravou, podáním učiněným prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb nebo ústním podáním učiněným do protokolu u Organizace; žádost nelze podat telefonicky.

6.3. Pokud se osobní údaje, týkající se subjektu údajů, získávají přímo od něho, poskytne mu Organizace v okamžiku získávání osobních údajů tyto informace:

● totožnost a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce,

● kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO),

● účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro jejich zpracování,

● oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na tomto zákonném titulu,

● případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, včetně případného zpracovatele,

● případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní

organizaci včetně odkazu na vhodné záruky,

● dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy u Organizace, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby,

● existenci práva požadovat od Organizace přístup k osobním údajům, týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů,

● pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, existenci práva odvolat  kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,

● možnost podat stížnost u dozorového úřadu,

● skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do budoucí smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů,

● skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.

6.4. Pokud Organizace hodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytne subjektu údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu.

6.5. Organizace nemusí subjektu osobních údajů informace o zpracování poskytovat tehdy, pokud subjekt údajů již uvedené informace má, a do té míry, v níž je má.

6.6. Pokud provádí Organizace zpracování nezbytné pro splnění své právní povinnosti nebo svého úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu své pravomoci, může poskytnout informace subjektu údajů také zveřejněním informací způsobem umožňujícím dálkový přístup.

6.7. Jestliže osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne mu Organizace stejné informace a navíc:

● kategorie dotčených osobních údajů,

● zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí, a případně informace o tom, zda údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů.

6.8. Organizace nebude v případě získání osobních údajů od někoho jiného, než je subjekt údajů, uplatňovat informační povinnost, pokud je získávání nebo zpřístupnění výslovně stanoveno právním předpisem, který se na Organizaci vztahuje a v němž jsou stanovena vhodná opatření na ochranu oprávněných zájmů subjektu údajů.

6.9. Subjekt osobních údajů, který zjistí nebo se domnívá, že Organizace jako správce

nebo jiná osoba, která pro Organizaci zpracovává osobní údaje, provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s GDPR, může požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby Organizace nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Nevyhoví-li Organizace nebo příslušný zpracovatel žádosti, může se subjekt osobních údajů obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, přičemž právo subjektu obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů tím není dotčeno.

6.10. Subjekt osobních údajů má tato další práva:

6.10.1. získat od Organizace, jsou-li pro to splněny podmínky, informace o zpracování jeho osobních údajů (informace o totožnosti a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce; případně kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování, případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů a další informace, nezbytné pro zajištění transparentního a korektního zpracování jeho osobních údajů),

6.10.2. získat od Organizace přístup k osobním údajům, tj. získat od Organizace potvrzení o tom, zda tato zpracovává osobní údaje, které se ho týkají, a je-li tomu tak, má subjekt osobních údajů právo získat přístup k těmto osobním údajům a na další informace v zákonném rozsahu,

6.10.3. na opravu svých nesprávných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů,

6.10.4. na výmaz svých osobních údajů, pokud byly splněny zákonné podmínky, např. pokud osobní údaje již nejsou potřeba k účelům, pro něž byly získány nebo se jinak zpracovávaly, nebo např. pokud subjekt odvolá svůj souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány,

6.10.5. na omezení zpracování osobních údajů Organizací, jsou-li splněny zákonné podmínky,

6.10.6. na přenositelnost údajů, tj. na získání osobních údajů, které se jej týkají a které Organizace poskytl, a to v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,

6.10.7. vznést kdykoli námitku z důvodů jeho konkrétní situace proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají;

6.10.8. nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování, neudělí-li k tomu subjekt souhlas, kromě případů, kdy automatizované zpracování umožňuje právní předpis;

6.10.9. podat stížnost dozorovému úřadu.

6.11. Organizace je oprávněna vyžadovat od subjektu osobních údajů při podání žádosti o naplnění některého z výše uvedených práv jeho osobní identifikaci ověřením u příslušného odborného zaměstnance, popř. v oddělení informační recepce Odboru Kancelář MěÚ.

6.12. Organizace je oprávněna v případech, které vymezuje právní předpis, za poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajů subjektu požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.

7.1. Subjekt osobních údajů může veškeré informace ke zpracování svých osobních údajů získat osobně, na informační lince Pověřence pro zpracování osobních údajů (DPO) Organizace uvedené na webových stránkách nebo prostřednictvím e-mailu. Aktuální kontaktní údaje na DPO jsou uvedeny na webových stránkách Městského úřadu v Trutnově.